Formacion, empleo: Como disminuir costos en la empresa |
| La única medida para reducir costos en la empresa y capear la crisis ¿es despedir la mayor cantidad de personal posible?.
Probablemente no. Aquí podemos encontrar muchos modos de reducir costos sin medidas tan quirúrgicas extremas.
En medio de la tormenta de la crisis económica las ventas de las empresas caen, la liquidez se reduce, el crédito se cierra, todas las circunstancias resultan muy negativas para la supervivencia de miles de pequeñas y medianas empresas que son las que mantienen el empleo y las economías de los países.
En estas condiciones, se hace imprescindible y urgente reducir gastos de forma drástica y aunque la primera medida suelen ser los despidos, esta no tiene porque ser la mejor solución.
Del mismo modo que la crisis produce cierres masivos de empresas destruyendo un tejido económico muy difícil y costoso de recuperar, los despidos indiscriminados destruyen el capital más importante de la empresa: el talento, el know-how, la experiencia.
Las medidas más sencillas de reducir costos son el despido de personal, la reestructuración y la reducción de proveedores pero esta estrategia puede ser un desastre porque produce una caída de calidad del producto cuando los clientes buscan mayor calidad a menor precio, el resultado es una nueva caída de ventas y de la cartera de clientes que pasan a la competencia.
Existen respuestas más inteligentes a una situación de crisis.
En principio hay dos elementos básicos sobre los que se puede actuar: incrementar los ingresos y reducir los gastos.
Hablando de este último, podemos encontrar muchos aspectos de una empresa en los que se pueden economizar y optimizar recursos, para encontrarlos son fundamentales herramientas como el análisis y la redefinición de la organización de la producción.
Las crisis económicas son las mejores oportunidades de redefinir la infraestructura de las empresas en orden a conseguir optimizar su eficiencia: cambios de filosofía, rediseño de estrategias, redefinición de funciones y redistribución de recursos pueden disminuir drásticamente costos de fabricación o de servicios cuando el mercado se estrecha.
Hay muchas áreas sobre las que se puede actuar, el rediseño de operativas diarias, de departamentos y de funciones, la implantación de nuevos métodos, la informatización de departamentos y el uso del software y telecomunicaciones en todos los departamentos de la empresa.
Debe imponerse la filosofía de la flexibilidad en productos o servicios, operativas, departamentos y personal.
Es preciso evaluar de modo continuo procesos y situaciones cotidianas para reformular las estrategias empresariales y evaluar su implantación.
Para reducir costos en la empresa es precisa detectar, prevenir y eliminar el uso excesivo de recursos en el proceso productivo.
Esta flexibilidad permite a la empresa buscar nuevos nichos de mercado u optimizar los recursos para producir lo mismo a menor costo.
Los factores sobre los que la empresa debe actuar para reducir costos son:
La mejora de la calidad.
A mayor nivel de calidad del producto o servicio, mayor satisfacción, mayor fidelidad y estabilidad de los clientes, más ventas y mayor posibilidad de incrementar el precio.
Es mucho más costoso conseguir nuevos clientes que conservarlos, un cliente contento comunica el producto a una media de tres personas, mientras que la información de un mal producto o servicio se extiende, al menos, a diez potenciales clientes.
Se deben estudiar aquellos procesos de fabricación que puedan automatizarse total o parcialmente incrementando su nivel de calidad, la productividad y disminuyendo el costo unitario.
La mejora de la productividad.
Una mayor productividad consigue mayor producción con el mismo costo, o la misma producción con menor costo y esto significa el mejor aprovechamiento de cada uno de los recursos.
Se deben fijar objetivos de productividad, definir estrategias para conseguir estos objetivos, y evaluar los resultados obtenidos para valorar las estrategias.
Es posible aumentar la productividad y mejorar la calidad sustituyendo tareas intelectuales y repetitivas por la instalación de programas informáticos que las realizan en menos tiempo, mejor y con personal menos cualificado y en el caso de fabricación de productos sustituyendo viejas y lentas máquinas por otras modernas, más rápidas y precisas, controladas por ordenador.
Reducción del catalogo de productos.
Si la empresa es de fabricación o de distribución, es muy importante ajustar el catalogo de productos comercializados a las nuevas circunstancias.
Es necesario estudiar el costo y la rentabilidad de los productos o servicios ofrecidos, eliminar los no rentables o estudiar su viabilidad y potenciar los más rentables.
Mantener un stock mínimo de cada producto de un catalogo muy extenso significa mucho espacio y altos gastos de gestión y almacenaje, los productos de poca venta se mantienen mucho tiempo de espera, aumentan los recursos consumidos, el capital invertido tarda mucho tiempo en retornar empeorando la liquidez y no generan ningún valor añadido, sino que pueden deteriorarse o quedar obsoletos.
Optimizar las líneas de producción.
En empresas de productos manufacturados una línea de producción larga implica mayor número de personas del necesario, más errores, menos calidad, más equipos y cantidad de trabajo en el proceso, más tiempo entre el inicio y el final de la producción, en definitiva, mayor coste y menor calidad.
Es fundamental estudiar y rediseñar la línea reduciendo o eliminando pasos y esperas innecesarias, lo cual reducirá el tiempo y costo de fabricación.
Reducir el tiempo muerto de máquinas y empleados.
Una línea de producción mal diseñada o maquinas con averías más o menos frecuentes crean tiempos muertos que dan lugar al incumplimiento de los plazos de entrega, defectos en el producto, gastos en reparación y disminución de la productividad y la calidad.
Para disminuir tiempos muertos de las máquinas y operarios es importante reducir los tiempos de preparación del producto, estudiar la modernización de dichas máquinas, un buen servicio de mantenimiento o incluso disponer de máquinas de repuesto si es posible.
La frecuencia de tiempos muertos puede originar la necesidad de un stock de seguridad que genera un incremento de costos de almacenaje, gestión y mayor espacio necesario.
Reducción del espacio productivo.
El rediseño del catálogo y de procesos de fabricación puede llevar a eliminar máquinas, acortar las líneas y tiempos de producción, la reducción del stock y de las necesidades de transporte de productos.
Todo esto produce una menor necesidad de espacio y personal de manipulación, lo que permite usar el sobrante en otras actividades, o eliminar el gasto de alquiler de dicho espacio.
Reducción del tiempo de fabricación del producto.
El tiempo del ciclo de fabricación del producto se inicia cuando la empresa paga las materias primas y termina cuando cobra a sus clientes.
Si el ciclo de fabricación es grande aumentan los costos, se reduce la liquidez y se precisa de mayor inversión y capital inmovilizado, un ciclo corto supone más optimización de los recursos, más flexibilidad y menor costo de los procesos.
Reciclar al personal con cursos de formación.
Facilitar a los empleados la formación en técnicas administrativas, de uso de software y tecnologías de telecomunicación permite tener personal más capacitado y más polivalente lo que redunda en una mejora de la calidad y atención al cliente y permite reemplazar a personal de baja sin incrementar los gastos.
La formación del personal es el mejor negocio para la empresa, tiene más talento por menos dinero, más ideas y fuerza de conocimiento para salir de la crisis, un personal formado es el mejor capital de la empresa.
Informatizar la gestión de la empresa
El uso de la informática para reducir gastos es esencial, es conveniente estudiar operativas diarias que se puedan reducir o resolver usando programas informáticos adecuados.
Se puede utilizar software propietario o libre, aplicaciones genéricas o a medida y en todos los departamentos de la empresa desde la gerencia hasta el de ventas pasando por el de diseño.
El uso de la informática reducirá tiempos de diseño, de cálculo, de administracción, elimina errores, incrementa la calidad, permite respuestas rápidas y ante todo un control integral del negocio.
Intensificar el uso de las Nuevas Tecnologías
Se puede ahorrar en viajes y desplazamientos y optimizar el tiempo mediante el uso de la videoconferencia.
En comunicaciones, el servicio VoIP o teléfono a través de Internet resulta una alternativa más barata que la telefonía tradicional ya que permite reducir los costos de las llamadas en más de un 50%.
La telefonía IP permite realizar llamadas interurbanas e internacionales al costo de una llamada local y realizar llamadas desde el teléfono móvil a través de la central telefónica de la empresa, o bien desviar llamadas de la empresa al móvil.
Movilizar la imaginación
Para aumentar la liquidez de la empresa es conveniente enviar las facturas en el momento de la entrega del producto o servicio reduciendo plazos innecesarios e incluso ofrecer descuentos los clientes que paguen las facturas de forma inmediata.
La adquisición de ciertos bienes como vehículos o mobiliario de segunda mano permite reducir fuertemente ciertos costos.
Vigilar el gasto de energía eléctrica puede ahorrar gastos de forma sorprendente.
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